Nu när vårsolen kommit har de flesta av oss också kommit ut ur årsredovisningsdimman. Några har fortfarande en årsstämma kvar att hantera, innan det finns möjlighet till eftertanke och reflektion.
För just det, eftertanke och reflektion, är så viktigt att inte glömma bort eller hoppa över i så omfattande projekt som årsredovisningsproduktioner ofta är. Särskilt eftersom nästa års projekt startar snarare än vi vill tro så här års. Ofta redan direkt efter sommaren. Då vill vi självklart komma ihåg att ta vara på alla de goda idéer som inte mäktades med i år eller kom upp för sent, men också, försäkra oss om att vi undviker de fallgropar och missöden vi är mindre nöjda med i årets produktion. Vi vill ju göra årsredovisningen 2019 både bättre och effektivare än den vi gjorde för 2018!
Lägg några minuter på att i ett dokument skriva ned svar på de frågor du själv tycker är relevanta av de här nedan. Ta sedan fram dokumentet i augusti eller september igen, i samband med uppstarten för nästa årsredovisningsprojekt, för skapa bästa förutsättningar för att 2019 års årsredovisning både ska bli såväl ett bättre genomfört projekt, som en bättre slutprodukt.
Projektgruppens sammansättning
- Hade vi rätt kompetenser och erfarenheter representerade?
- Visste alla vad som förväntades av dem?
- Behöver något ansvarsområde förtydligas eller tillkomma?
Projektets genomförande
- Startade vi vid rätt tidpunkt och blev vi klara i tid? Om inte, varför?
- Tidplanen, var den realistisk och kunde vi följa den?
- Kunde vi anpassa tidplanen när det behövdes?
- Förankrades projektet på ett adekvat sätt med ledning och styrelse? Fick de den insyn i projektet som de önskade och gick det att inhämta deras synpunkter på ett effektivt sätt?
- Diskuterade vi på ett relevant sätt och med rätt personer de avsnitt som behövde utvecklas? Hade vi rätt underlag som ingångsvärden för dessa diskussioner?
- Kunde manus tas fram på ett effektivt sätt? Intervjuades rätt personer och hade vi tillgång till rätt faktaunderlag? Förankrade vi från början gemensamma skrivregler med alla skribenter?
- Formgivning och bildval. Var kravspecifikationen tydlig och blev det som vi hade tänkt oss? Vill vi förändra allt, något eller inget till något nästa år? Om något, vad ska förändras/utvecklas?
- Var den effektiv? Rätt och i tid?
Viktigaste slutsatserna
- Vad var bäst med processen?
- Vad är bäst med det slutliga resultatet?
- Vilka misstag ska vi undvika nästa år?
- Vad vill vi utveckla nästa år avseende:
- Process
- Innehåll
- Form / bildsättning
- Korrekturhantering
Utvärderingsmöte
Det finns många fler frågor att ställa och många lärdomar att dra nytta av än de vi listade här ovan. Vill du att Diplomat Communications hjälper dig med din utvärdering så är du välkommen att höra av dig. Vi bjuder gärna på våra kunskaper och erfarenheter över en lunch tillsammans med dig och din projektgrupp! Vi sammanfattar i så fall också slutsatserna i ett dokument som du får att ta med dig till höstens projektuppstart. Om du är intresserad, kontakta vår VD Sonja Rasin per e-post sonja.rasin@diplomatcom.com eller mobil 0708-92 66 16.