Anpassningar för att begränsa smittspridningen till följd av Covid-19 har påverkat hur årsstämmorna genomförs i år. En temporär lag har förenklat och utökat möjligheterna avseende ombud och förtidsröstning. VD:s anförande från årsstämmorna har publicerats digitalt. Åtgärderna har medfört att transparensen har ökat och att bolagsstyrningen förbättrats. Däremot behöver åtgärder övervägas för att utveckla formaten för digital aktieägardialog och för att säkerställa att denna positiva utveckling blir bestående även under kommande år.

Det mesta som Covid-19 har fört med sig har varit dåligt, men det finns några glädjande undantag. Dit hör utvecklingen av årsstämmoformatet. Redan nu har mycket förbättrats, men bättre kan det bli, t.ex. om fler bolag vågar följa i H&M:s fotspår. H&M blir den 7 maj i år det första svenska börsbolag som gör det möjligt för aktieägarna att delta digitalt på årsstämman. Dessutom finns det anledning att se över övriga format för den digitala aktieägardialogen.

 

Temporär lag förenklar för fler att delta i beslut

Aktiebolag vars räkenskapsår sammanfaller med kalenderåret är enligt aktiebolagslagen skyldiga att genomföra sin årsstämma senast 30 juni, en lag som riksdagen än så länge inte funnit anledning att åsidosätta under gällande omständigheter. Däremot har en temporär lagstiftning förenklat två andra förfaranden. Dels möjligheten för styrelsen att utse ombud som kan företräda aktieägare och genom fullmakt rösta i deras ställe. Dels möjligheten för styrelsen att tillåta förtidsröstning även om den möjligheten sedan tidigare inte redan funnits inskriven i bolagets bolagsordning.

I princip alla bolag har anammat dessa möjligheter. I praktiken har detta i de flesta fall kommit att genomföras så att Euroclear agerat ombud för privatpersoner och en advokatfirma agerat ombud för institutioner. Förtidsröstningen administreras av bolagen själva. Resultatet har blivit att fysiska deltagandet på de allra flesta årsstämmor har kunnat hållas under 50 personer, oftast ned mot bara 20 personer i lokalen samtidigt.

En annan åtgärd som vidtagits som följd av Covid-19, är att VD:s anföranden i de flesta fall tillhandahålls öppet i en inspelad version på bolagens webbplatser. Tidigare har detta anförande varit förbehållet de som fysiskt närvarat vid årsstämman och bara i undantagsfall har bolag publicerat antingen presentationen eller en inspelad version på sin webb.

Sammantaget så har alla dessa åtgärder bidragit till att öka transparensen och förbättra bolagsstyrningen. Åtgärderna underlättar för alla aktieägare att vara representerade, att kunna delta i beslut och rösta, liksom att få ta del av samma information som de i lokalen fysiskt närvarande aktieägarna.

 

Behovet av nya digitala lösningar för aktieägardialog ökar

Det som däremot är myntets baksida, är den förlorade möjligheten för mindre aktieägare att få träffa och tala med bolagens ledningar och styrelse. Ofta har årsstämman varit den enda möjligheten för denna investerarkategori att få denna direktkontakt, något som annars är förbehållet de institutionella investerarna. Här finns därför stor anledning att låta sig inspireras av de mest moderna, ofta mindre, bolagen, hur de hanterar sina investerarrelationer. Det finns goda möjligheter att utveckla de digitala kommunikationsmöjligheterna ytterligare. Redan etablerade format som webcasts och film, kan med fördel kompletteras med chattar, poddar och aktiviteter på sociala plattformar som Facebook och LinkedIn.

 

Säkerställ att årets positiva utveckling blir bestående

De bolag som vill befästa årets positiva utveckling av årsstämmoformatet, kan till kommande år behöva överväga några åtgärder. Den tillfälliga lagen som underlättat ombuds- och förtidsröstningsförfarandet upphör att gälla 31 december 2020. Det kan därför bli aktuellt för bolag att ändra i bolagsordningar för att kunna erbjuda dessa möjligheter även på nästa årsstämma. De tekniska lösningar som valts för att spela in och publicera VD:s anförande kan förädlas och förberedas i bättre tid till kommande år. Slutligen kan också processerna för att genomföra digitala årsstämmor och implementeringen av nya digitala lösningar för aktieägardialogen behöva utvecklas.

För dig som vill diskutera hur ditt företags investerarrelationer kan utvecklas, tveka inte att höra av dig till oss på Diplomat Communications.